Zeitmanagement – mit 10 Regeln ans Ziel

Zeitmanagement ist nicht nur etwas, das im Studium hilfreich ist. Dieses Thema wird Dich Dein Leben lang begleiten. Wenn Du gut darin bist, Deine Zeit effizient einzuteilen und produktiv zu arbeiten, dann werden Dir alle Aufgaben im Leben und in der Berufswelt deutlich leichter fallen. Das Studium ist nur eine erste Zerreißprobe und eine gute Gelegenheit um diese grundlegenden Tipps zum Zeitmanagement und zur Produktivität zu verinnerlichen. Sicherlich kennst Du viele Studierende in Deinem Umfeld, die völlig planlos ihr Studium angehen. Du fragst Dich ständig, wie sie das überhaupt hinbekommen. Und dann gibt es diese Menschen, die ihr Studium perfekt gemanagt haben und denen alles leicht von der Hand zu gehen scheint. Und dann finden sie auch noch am Freitagabend Zeit für ein Konzert oder einen Abend mit Freunden. Erstaunlich. Ihr Geheimnis ist nicht zuletzt auch ein gutes Zeitmanagement. Es gibt gerade in einer so angespannten Zeit wie dem Studium Grund genug, sich mit dem Thema des Zeitmanagements zu befassen. Hier die wichtigsten Aspekte und Tipps:

Inhaltsverzeichnis

10 Regeln des Zeitmanagements

Klare Ziele festlegen

Mit die wichtigste Maßnahme im Zeitmanagement ist das Festlegen von Prioritäten und klaren Zielen. Ohne eine Zieldefinition kann selbst das beste Management nicht wirkungsvoll sein. Das mag jetzt klingen wie ein Satz aus einem Handbuch für Projektmanager. Aber wenn Du Dir bewusst machst, was diese Prämisse bedeutet, wird Dir schnell klar, dass da etwas Wahres dran ist. Fang also damit an, Deine Ziele zu definieren. Einerseits im Studium, andererseits im Privatleben. Wie hoch sind die Ansprüche, die Du an Dich selbst stellst? Was willst Du erreichen und bis wann? Nun kannst Du aus dieser Liste Deiner Ziele Prioritäten ableiten. Nehmen wir an, Deine Liste von Zielen, die Du erreichen willst hat sieben Punkte. Du willst bestimmte Klausuren bestehen, dabei zweimal in der Woche zum Sport gehen, Deine Freunde nicht vernachlässigen, einen Praktikumsplatz finden, im Sommer eine Woche in Urlaub fahren, mit einem Nebenjob das nötige Geld dafür verdienen und in diesem Semester vier Extrakurse belegen. Nun musst Du diese Ziele mit konkreten Aufgaben und vor allem Daten versehen, damit ihre Umsetzung auch einen Zeitrahmen hat.

Kriterien für den Erfolg festlegen

Eng mit Punkt eins hängt die Definition der Erfolgskriterien zusammen. Hier geht es darum, festzulegen, auf welchem Weg Du Deine Ziele erreichst und vor allem, wie Du Deine Ziele erreichen willst. Soll das Praktikum unbedingt in einem besonderen Betrieb absolviert werden und willst Du hier viel Arbeit in die Bewerbung stecken? Oder suchst Du einfach einen Praktikumsplatz, der Dir ein wenig Berufserfahrung verschafft, ohne dass Du eine bestimmte Richtung im Auge hast? Die Beantwortung dieser beiden Fragen legt fest, wann die Aufgabe als erfolgreich erledigt gilt, wie viel Mühe Du in diese Aufgabe steckst und wie viel Zeit Du daher dafür investieren willst. Deine Energie konzentrierst Du selbstverständlich auf die Aufgaben, denen höchste Priorität eingeräumt wurde.

Die Strategie der Salami

Große Aufgaben wirken oft einschüchternd. Eine Semesterarbeit zum Beispiel. Oft weißt Du nicht, wo Du überhaupt anfangen sollst und es ist am Anfang noch schwer, überhaupt eine Vorstellung davon zu bekommen, wie das Ergebnis aussehen wird und wie es erreicht werden kann. Hier brauchst Du eine Strategie. Zerlege Deine Mammut-Aufgabe in kleine Häppchen. Erstelle eine Liste mit Einzelschritten. Das ist in der Tat eine tausendfach beschriebene Technik aus dem Projektmanagement, die als Salamitaktik bezeichnet wird und auch von den ganz großen Managern verwendet wird. Niemand isst eine Salami komplett. Sie wird immer in Scheiben geschnitten. Daher kommt der Name. Mit dieser Methode kannst Du den Hang zum Aufschieben von großen Aufgaben bekämpfen. Im Studium neigen viele dazu, gerade diese Mammut-Aufgaben immer wieder vor sich her zu schieben. Das ist jedoch keine Strategie, die Produktivität fördert.

Planung spart Zeit

Einer der häufigsten Fehler im Zeitmanagement ist kurioserweise die Tatsache, dass Du Dinge tust, die überhaupt nicht wichtig sind oder eigentlich gar nicht getan werden müssen. Gerade unter Zeitdruck leidet die Produktivität oft sehr. Sicher hast Du das auch schon erlebt, dass Du einen riesigen Haufen Dinge zu erledigen hast und dann hält Dich irgendeine Kleinigkeit stundenlang auf. Dem kannst Du nur durch strenge Planung entgegen wirken. Schau Dir Deine To-Do-Liste an und die Fälligkeiten der einzelnen Aufgaben beziehungsweise Unteraufgaben. Wenn Du nun auf Deiner Agenda zum Beispiel vier Stunden Zeit für das Studium stehen hast, dann solltest Du diese auch nutzen. Stelle Dir dabei nicht nur die Frage, welche Erledigungen am wichtigsten und am dringendsten sind, sondern auch, welche Du zum Beispiel zusammenfassen kannst. Schaffe Synergieeffekte, wo immer es geht. Zum Copy-Shop fahren und ein Buch in der Bücherei zurückgeben sollten kombiniert werden. Ebenso wie vier verschiedene Emails, die Du verfassen musst, so dass Du nur einmal das Emailprogramm aufrufen musst. Um immer der Produktivität Rechnung zu tragen, musst Du es unbedingt vermeiden, Dich zum Beispiel von anderen Emails ablenken zu lassen. Widerstehe der Versuchung, einen Newsletter vom Konzertveranstalter oder eine Nachricht von einer Freundin zu lesen, während Du Aufgaben für das Studium erledigst. Zeitplanung und Produktivität hängen sehr eng zusammen. Durch eine 10-minütige effiziente Planung kannst Du am Tag etwa eine Stunde Zeit einsparen.

Prioritäten für Produktivität

Versuche, immer die wichtigsten Punkte als erstes abzuarbeiten, auch wenn diese keinen Spaß machen. Eigentlich gerade dann, wenn diese keinen Spaß machen. Knifflige, denkintensive, schwierige und komplizierte Aufgaben solltest Du an den Anfang stellen, erstens weil Du zu Beginn des Tages noch ein kaum belastetes und im besten Fall frisch ausgeruhtes Gehirn zur Verfügung hast und zweitens weil Du so das Risiko minimierst, dass Dein innerer Schweinehund diese Aufgabe auf morgen oder auf unbestimmte Zeit verschiebt. Zudem kannst Du nach dieser Hürde Angenehmeres erledigen, was den Rest des Tages entspannter macht. Was noch dazu kommt: ist die schwierigste Aufgabe erst einmal erledigt, fühlst Du Dich befreit und kannst ruhigen Gewissens auch mal einen Gang runter schalten.

Im Biorhythmus bleiben – Pausen und Phasen der Produktivität

Der Biorhythmus ist die natürliche Leistungskurve des Körpers. Wenn Du Deinen Biorhythmus beachtest, kannst Du in Sachen Produktivität zulegen, weil Dir mehr Energie zur Verfügung steht. Versuche, die Aufgaben dann zu erledigen, wenn Dein Körper am meisten Energie bereitstellt. So fällt Dir vieles leichter. Selbstverständlich ist der Biorhythmus etwas Individuelles und er ist von Mensch zu Mensch verschieden. Sicher hast Du schon bemerkt, ob Du ein Morgenmensch oder ein Morgenmuffel bist. Wähle Deine persönliche produktive Phase am Tag aus, um in ihr die wichtigen Aufgaben zu erledigen. Beobachte Dich genau, um herauszufinden, wann Deine Hochphasen sind und wann Deine Tiefs auftreten. Brauchst Du alle zwei Stunden oder nur alle vier Stunden eine Pause? Und dann lege die weniger intensiven Aufgaben in die Phasen des Tages, an denen Deine Konzentration nicht auf 100% stehen muss. In dieser Zeit kannst Du die Wohnung säubern oder Emails lesen oder auch zum Sport gehen, um Dich zur Abwechslung zur Denkarbeit auch mal körperlich zu fordern. Produktivität ist nur dann möglich, wenn Du Deinem Körper und deinem Gehirn genügend Pausen einräumst, um sich zu regenerieren. Auch Deine Augen brauchen Pausen vom Bildschirm und vom Lesen. Am besten teilst Du Deinen Tag in einzelne Blöcke ein mit Pausen dazwischen. Je nach Deiner persönlichen Leistungsspanne sind die Blöcke eine bis zwei Stunden lang. Während dieser Blöcke widmest Du Dich voll und ganz Deiner aktuellen Aufgabe. Du schaltest Telefon und Facebook auf stumm und arbeitest an einer Aufgabe. In den Pausen tust Du etwas vollkommen anderes. Wenn Deine Aufgabe am Bildschirm stattfand, geh in der Pause nach draußen. Wenn Deine Aufgabe mit Telefonieren zu tun hat, dann mach in der Pause etwas, das Deine Ohren und Deine Stimme schont.

Quelle: Giphy

Vereinfachen

Es klingt wieder einmal banal aber Tipp sieben ist: vereinfache Deine Aufgaben, wo immer es geht. Vereinfache Deine Denkprozesse, versuche, immer zielgerichtet zu denken und keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben zu verbringen. Vereinfache auch Deine Umgebung. Lasse auf Deinem Schreibtisch nichts herum liegen, das Dich eventuell ablenken kann. Halte Deine To-Do-Listen so einfach wie möglich, entwirre Deine Stundenpläne und Terminkalender. Versuche, unwichtige Aufgaben zu verlegen oder vielleicht auch einfach zu streichen. Erfolgreiche Manager geben an, 80% ihres Erfolges mit nur 20% ihres Aufwandes zu erreichen. Versuche, genau diese 20% ausfindig zu machen und Dich darauf zu konzentrieren.

Wer nicht fragt, bleibt dumm

Egal für welches Fach und welche Richtung Du Dich entschieden hast: Du kannst nicht schon während des Studiums ein Experte sein. Auch im Berufsleben später wirst Du feststellen, dass Du ständig Menschen um Rat fragen musst, weil Du einfach nicht in allem ein Experte bist. Wenn also ein Problem oder eine Frage auftritt, die Du nicht mit einfachen Mitteln wie Lexikon, Internetsuchmaschine oder Fachbuch beantworten kannst, dann wähle den Telefonjoker und frage jemanden. Frage Fachleute, Kommilitonen, Freunde, Verwandte, Behörden oder auch Unbekannte in Foren und Chats. Die meisten Leute helfen gerne, wenn es für sie nicht viel Aufwand bedeutet und sie Dir Deine Frage einfach so aus dem Stegreif beantworten können. Viele Menschen verbringen lieber vier Stunden mit der Suche nach einer Information statt ein dreiminütiges Telefonat zu führen – aus falscher Scheu heraus.

Auswerten, verbessern und dann abschalten

Dein Zeitmanagement ist nur dann effizient, wenn Du es ständig überprüfst und auf die Probe stellst. Gib Dir selbst regelmäßig ein Feedback und versuche, Dich stets zu verbessern. Oft hilft es, Erkenntnisse schriftlich festzuhalten, damit Du bei der nächsten Planung einer größeren Aufgabe nicht dieselben Fehler noch einmal machst. Denke immer daran: nach der Seminararbeit ist vor der Seminararbeit. Wichtig ist auch, Dich selbst zu belohnen. Ist eine schwierige Klausur bestanden, eine mühsame und umfangreiche Hausarbeit abgegeben oder ein Praktikum absolviert, dann gönne Dir etwas. Geh feiern oder zum Wellness oder zum Paintball – was immer Dich glücklich macht. Im Zeitmanagement darf der Spaß nicht verloren gehen. Auch für ihn muss Zeit eingeplant werden.

Eine Methode fürs Zeitmanagement auswählen

Informiere Dich in Foren und auf Internetplattformen über die verschiedenen Methoden des Zeitmanagements. Es gibt die Ultra-Fokus Methode, bei der hoher Wert auf optimale Konzentration gelegt wird. Es gibt die Methode der Wochenplanung, bei der Du detaillierte Zeitpläne für jede Woche aufstellst. Deine Organisation kannst Du auf Papier oder digital, flexibel oder starrer ausführen. Finde heraus, welche Methoden und Modelle für Dich persönlich am besten geeignet sind. Gestalte Dein Zeitmanagement so, dass es Dich am besten motiviert und so, dass Du Dich von Deiner eigenen Methode nicht zu sehr unter Druck gesetzt fühlst.