Kommunikation - so klappt´s zwischen Student und Dozent
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Zwei Nashörner in einer Kopf an Kopf Konfrontation als Symbol für die richtige Kommunikation mit einem Dozenten

Kommunikation zwischen Dozent und Student – so klappt´s!

Ohne die richtige Kommunikation, gibt es keine Verständigung – egal mit wem.

An jeder Uni und Hochschule gibt es natürlich auch Dozenten und du kannst es in der Regel nicht vermeiden, mit diesen früher oder später zu sprechen. In vielen Situationen wird es nötig, sich an die Dozenten zu wenden, sei es zur nachträglichen Anmeldung zu einer Klausur oder auch nach einer Klausur oder Seminararbeit, wenn noch Fragen bestehen. Egal ob du mit deinen Dozenten am Telefon, persönlich oder auch per E-Mail kommunizierst: es gilt da ein paar Dinge, auf die du achten solltest. Du willst ja sicher nicht ins Fettnäpfchen treten.

Kommunikation am Telefon

Klappt es nicht mit dem Termin in der Sprechstunde, kann ein Telefonat eine gute Alternative sein. Viele Dozenten bieten telefonische Sprechzeiten an, wenn sie nicht in der Stadt sind. Du solltest dich auf das Gespräch vorbereiten, so als wäre es ein persönlicher Termin. Überlege dir, was du sagen und fragen möchtest. Schreibe dir deine Fragen gerne auf. Es macht einen guten Eindruck, wenn du gleich weißt, was dir wichtig ist, nicht lange überlegen musst, während ihr sprecht und dann auch nicht später nochmal anrufen musst, weil du eine Frage vergessen hast. Wenn nun also dein Dozent am Telefon ist, solltest du natürlich höflich sein und zudem sachlich über die Dinge sprechen. Höre zu, was er oder sie sagt, lass ihn oder sie aussprechen und stelle erst dann Rückfragen, wenn nötig. Zur Höflichkeit gehört auch, dich entweder am Anfang oder am Ende des Telefonats dafür zu bedanken, dass sich dein Dozent die Zeit genommen hat, mit dir zu sprechen. Rede nicht lange um den heißen Brei herum, sondern komme nach einer Höflichkeitsfloskel bald zum Thema. Das spart euch beiden Zeit.

Bei einem Telefonat mit deinem Dozenten solltest du unbedingt pünktlich sein. Wenn ein Tag und eine Uhrzeit ausgemacht waren, dann halte dich unbedingt daran. Der Telefontermin ist genauso wichtig wie ein persönlicher Termin. Wenn du dann am Telefon bist, nimm das Gespräch ernst und tu nicht nebenbei irgendetwas anderes wie Wäsche falten oder Karotten schälen. Der Dozent wird auf jeden Fall merken, dass du nicht voll konzentriert bist und könnte sich dadurch beleidigt fühlen. Du solltest daher auch nicht Fernseher oder CD-Player im Hintergrund laufen lassen. Verzichte auf Kaugummi oder Getränke während des Telefonats. Es ist jedoch nicht unhöflich, wenn du dir während des Gesprächs Notizen machst. Diese Art von Nebengeräusch wird dein Dozent nicht als störend oder unangebracht empfinden.

Kommunikation per E-Mail – was schreiben und wie?

E-Mail ist heutzutage ein gängiges Kommunikationsmittel, auch an der Uni. Sicher lesen deine Dozenten mindestens einmal am Tag ihre E-Mails. Daher kann eine E-Mail auch eine gute Idee sein, wenn du mit deinem Dozenten in Kontakt treten musst – vor allem dann, wenn es nicht hochoffiziell und nicht sehr dringend ist. Eine E-Mail muss nicht ganz so formal geschrieben werden, wie ein offizieller Brief. Aber trotzdem gibt es einige Regeln zu beachten, damit dein Dozent oder deine Dozentin nicht den Eindruck erhält, ein Studium sei für dich nur eine Nebensache. Nimm dir also ein wenig Zeit, um deine E-Mail zu formulieren.

Entscheide dich zu Beginn für eine angemessene Anrede. Sieh nach, welchen Titel dein Dozent oder deine Dozentin hat und dann sprich ihn oder sie mit Doktor, Professor oder eben dem jeweiligen Titel an. Sieze deinen Dozenten immer. Formuliere dein Anliegen so klar wie möglich. So kurz es geht, aber trotzdem lange genug, damit kein Zweifel daran besteht, um was es geht. Achte auf deine Rechtschreibung und Grammatik. Viele Dozenten legen auf solche Dinge Wert und nehmen dich und dein Anliegen ernster, wenn deine E-Mail korrekt geschrieben ist. Außerdem sind Rechtschreibfehler für viele Menschen ein Zeichen von Nachlässigkeit und Gleichgültigkeit. Du willst sicher nicht, dass der Eindruck entsteht, du wärst nicht bei der Sache. Damit alles professionell wirkt, solltest du auf jeden Fall deine Uni-Mailadresse verwenden. Private Mailadressen im Stil von Schlumpfine666@irgendetwas wirken unseriös. Schreibe etwas Treffendes in die Betreffzeile der E-Mail. Dafür ist diese da und dafür sollte sie auch genutzt werden. Fasse darin in 5-10 Worten knapp zusammen, weshalb du diese E-Mail schreibst. Der Text deiner E-Mail sollte einen gewissen roten Faden aufweisen. Vermeide es, mehrfach in verschiedenen Formulierungen zu wiederholen, was du willst. Formuliere einmal knapp und präzise, worum es geht. Benutze keine Smileys, Abkürzungen oder doppelte und dreifache Satzzeichen. Falls es einen Anhang gibt, dann schreibe einen Satz dazu, damit der Dozent den Anhang nicht übersieht. Schreibe so, als wenn du einen offiziellen Brief verfassen würdest. Am Ende sollte dann wieder eine höfliche Abschiedsformel stehen im Stil von „mit freundlichen Grüßen“.

Wichtig ist auch, nicht gleich nervös zu werden, wenn du ein paar Tage auf deine Antwort warten musst. Bei einer offiziellen Kommunikation kann es an der Uni immer mal ein paar Tage dauern, bis Dozenten sich die Zeit nehmen, zu antworten. Beachte dies, wenn du deine Mail verschickst und stelle Fragen per E-Mail nicht in letzter Minute.

Persönliche Kommunikation mit Dozenten

Die Uni ist ein Ort, an dem man vielen Menschen begegnet. Manchmal auch einfach so im Flur einem Dozenten. Ist das eine gute Gelegenheit, um eine Frage zu stellen? Klar. Wieso nicht? Wenn dein Dozent oder deine Dozentin dir gerade im Flug entgegen kommt und nicht wahnsinnig gestresst wirkt oder mit jemand anderem spricht, dann nutze die Chance. Achte aber darauf, dass du ihm oder ihr nicht gerade die wohlverdiente Mittagspause ruinierst. Lass nicht den Eindruck aufkommen, dass du deinen Dozenten auflauerst. Das macht einen schrägen Eindruck. Wenn es aber wirklich vorkommt, dass ihr euch zufällig begegnet, dann umso besser. Sprich dann nicht über Belanglosigkeiten, sondern eher im Stil von „Klasse, dass ich Sie zufällig sehe. Ich wollte Ihnen kurze Frage stellen.“ Wenn er zögert, schlage ihm vor, ihn anderweitig zu kontaktieren. Vielleicht kommst du doch gerade ungelegen und solltest lieber ein andermal mit deiner Frage auf deinen Dozenten zugehen. Wenn es jedoch eine höfliche Entgegnung gibt, dann stelle einfach deine Frage. Kurz und knapp ohne lange Geschichten und Umschweife. Eine Frage, die einfach und kurz gestellt und auch ohne großen Aufwand zu beantworten ist, behandeln deine Dozenten auch sicher gerne im Flur der Uni.

Sei auf jeden Fall freundlich und lächle. Wenn du mit einem Lächeln auf deinen Dozenten zugehst und ihn zunächst einmal freundlich grüßt, kannst du meist schon an der Gegenreaktion erkennen, ob es gerade ein guter oder eher ein schlechter Zeitpunkt für eine Kommunikation ist. Wenn sich ein kurzer Smalltalk ergibt, dann bleibe bei unverfänglichen Themen und lass am besten Gossip aller Art außen vor. So vermeidest du Fettnäpfchen und wirkst professionell aber gleichzeitig unaufdringlich.

Termin ausmachen, wenn alle Stricke reißen

Wenn es sich um ein wirklich wichtiges Thema handelt, das du nicht per E-Mail oder am Telefon klären willst oder kannst und das sich auf keinen Fall in einer Minuten zwischen Tür und Angel besprechen lässt, dann ist es unausweichlich, in die Sprechstunde deines Dozenten zu gehen. Hierzu musst du einen Termin vereinbaren. Erkundige dich, ob dein Dozent oder deine Dozentin hierfür ein Sekretariat nutzt, ob es ein Online-Ticket-System gibt oder ob es vielleicht auch einfach bestimmte Sprechzeiten gibt, zu denen du auf dem Campus ins Büro deines Dozenten kommen kannst. Ganz egal, wie der Termin zu Stande kommt: nimm ihn war und sei pünktlich. Hier gelten dann wieder die Tipps und Regeln, die schon oben im Text bei der telefonischen Kommunikation ausschlaggebend waren. Pünktlichkeit, Höflichkeit, klare Ansagen und Fragen, keine unnötigen Umschweife und gerne auch Notizen mitbringen sowie Notizen während des Gesprächs machen. Wenn etwas unklar ist, kannst du natürlich nachfragen, wie etwas gemeint ist. Es wäre wirklich unangenehm, wenn du nach einem Gespräch mit dem Dozenten denselben Fehler wieder machst oder nochmal nachfragen musst, wie etwas gemeint war. Auch in einem persönlichen Gespräch ist es immer ratsam, sich kurz für die Zeit zu bedanken, die sich deine Dozenten für dich nehmen. Das macht einen guten Eindruck und zeigt den Dozenten, dass du ihre Arbeit wertschätzt. Höflichkeit ist die Basis jeder guten Kommunikation.

Fazit

In Zeiten von Social-Media und Messenger-Diensten, verkommen Umgangsformen und viele Arten der zwischenmenschlichen Kommunikation zu einer Anhäufung von Abkürzungen ohne Form und Stil. Dadurch das jeder auf eine andere uns sehr individuelle Art und Weise kommuniziert, damit verbunde Erwartungshaltungen und Wahrnehmungen einhergehen, sind durch unüberlegte und flapsige Kommunikation, entsprechende Missverständnisse und daraus resultierende Konflikte vorprogrammiert. Dies kann man vermeiden, wenn man sich das Bewusststein dafür aneignet und entsprechend agiert. Oder einfach gesagt – wie man in den Wald hinein schreit, so schallt es heraus! 😉

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