Du willst die perfekte Studenten-Party organisieren, aber hast noch keine Erfahrung? Ein gelungenes Event braucht eine gute Organisation. Damit deine Party zum Hit wird, haben wir 5 hilfreiche Tipps für dich.
1. Erster Schritt
Bevor du dich um eine passende Party-Location kümmern kannst, musst du wissen, wie viele Gäste überhaupt kommen werden. Frage bei den Fachschaften und Organisatoren von ähnlichen Studenten-Partys nach, die helfen sicher gerne weiter. Achte dabei darauf, dass Zeitpunkt und Eintrittspreis der Partys ähnlich sind, um sie vergleichen zu können. Dann starte ein Event auf Facebook für deine Studenten-Party, bei der deine Gäste zusagen können, dies gibt dir weitere Sicherheit.
2. Wo feiern?
Als nächstes brauchst du eine passende Location für deine Studenten-Party. Eine Kooperation mit einem Club oder einer Bar in deiner Stadt bringt dir viele Vorteile. So kannst du die Miete günstiger bekommen, dir stehen vorhandene Infrastruktur, Licht- und Tontechnik und Reinigung zur Verfügung. Achte bei der Wahl deiner Location auf Lage und Anfahrtsmöglichkeiten. Außerdem kann dein Club- oder Bar-Partner auch die Gema-Gebühren übernehmen, die du sonst selbst zahlen musst. Auch für die Getränkeversorgung ist so eine Kooperation vorteilhaft: Du musst keine Getränke auf Kommission kaufen und die Getränkeauswahl nicht beschränken. Als Student ist man leider immer knapp bei Kasse und die Cocktails in einem Club können teuer sein. Biete zusammen mit deiner Eventlocation Getränkespecials speziell für den Abend an.
3. Sicherheit geht vor!
Veranstaltest du dein Event in einem Club, ist Sicherheitspersonal meist vorhanden. Kümmere dich jedoch trotzdem auch selbst um die Einhaltung von Brandschutzvorgaben und Regeln der Versammlungsstättenverordnung sowie um genügend Sicherheitspersonal. Denn passiert auf deiner Party etwas und dies wurde nicht eingehalten, bist auch du verantwortlich. Für Schäden am Inventar durch Gäste solltest du dich versichern. Es gibt spezielle Versicherungen, die nur für dieses eine Event gelten und dich vor unvorhergesehenen Kosten bewahren. Zu der sogenannten Veranstaltungshaftpflicht, sollte man den Versicherungsfachmann des Vertrauens fragen. Zudem müssen du und dein Team als verantwortliche Ansprechpartner immer vor Ort sein und natürlich nüchtern bleiben!
4. Promotion
Um Gäste auch unter der Woche auf deine Studenten-Party zu bekommen, brauchst du vor allem gute Promotion. Mit der Werbung anfangen solltest du auf jeden Fall 4-6 Wochen vor dem Event. Veranstaltest du deine Studentenparty in einer Eventlocation, macht diese durch ihr eigenes Marketing gleich auch Werbung für deine Veranstaltung. Arbeite mit ihnen zusammen und drucke Flyer und Plakate, die du in deiner Uni, Bibliothek sowie Cafés und Bars verteilst. Erwähne darauf die Specials, die ihr anbietet. Trage deine Party in Eventkalender ein und verbreite es auf verschiedenen Social Media-Kanälen und Online-Plattformen, die deine Zielgruppe besucht. Nutze das Facebook-Event, um deine Gäste auf dem Laufenden zu halten und die Spannung für das Event zu steigern. Poste mindestens einmal pro Woche neue Informationen, Specials oder Kartengewinnspiele. Versuche, deine Follower in die Promotion einzubinden, indem du sie zum Weiterverbreiten deiner Posts einlädst.
5. Motto
Die gute alte Motto-Party ist immer beliebt. Ein Motto passend zur Jahreszeit wie Karneval oder Weihnachten oder spezifisch für deine Zielgruppe wie Semesteranfang und -ende, macht die Promotion einfacher. Immer sehr beliebt sind auch Jahrzehnte-Partys wie z.B. „90er-Revival“.
Dazu brauchst du einen DJ, der sich in dem Bereich auskennt und die passende Musik spielen kann. Flyer und Plakate wirken mit einem Motto interessanter und du kannst Deine Posts auf den Social Media Kanälen interessant gestalten. Zum Motto passende Deko kann vielleicht dein Veranstaltungspartner zur Verfügung stellen.
Eine verpflichtende Verkleidung passend zum Motto für die Gäste ist allerdings riskant. Ein Kostüm zusammenzustellen, zu leihen oder evtl. sogar zu basteln ist für viele potenzielle Partygäste zu aufwändig. Besser ist es freien Eintritt oder ein kostenloses Begrüßungsgetränk für passend gekleidete Gäste anbieten.
Kreatives Special: Stelle eine Photo Booth auf! Das geht ganz einfach: Du brauchst eine Stellwand, die du mit buntem Papier, Stoff, Girlanden oder Luftballons zum Fotohintergrund machst. Lege ein paar lustige Accessoires wie Hüte, Sonnenbrillen oder Bilderrahmen parat. Das kannst du auch alles passend nach Motto stylen.
Viel Spaß und Erfolg!
