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Videokonferenz Verhalten

Wie man sich bei einer Videokonferenz verhalten sollte

Wer an einer Videokonferenz teilnimmt, der sollte möglichst professionell beim Gegenüber ankommen. Ob in der Schule oder im Beruf – es gibt einige Dinge, welche Profis vermeiden und Dinge, die absolut dazugehören. Die Videokonferenz ist nur dann ein würdiger Ersatz für ein persönliches Treffen, wenn sich die Teilnehmer an gewisse Regeln halten. Beherzigen Menschen die folgenden Tipps, steht einem angenehmen und erfolgreichen Gespräch nichts mehr im Wege.

Die Software muss funktionieren

Ganz gleich, welches Programm die Teilnehmer nutzen, sollte dieses vorab getestet werden. Kaum etwas ist peinlicher, als wenn die Konferenz bereits startet und Bild, Ton oder andere Dinge nicht funktionieren. Es zahlt sich daher aus, wenn Software wie Zoom oder Skype einige Minuten vor dem Termin ausgiebig geprüft werden. Wer die Software noch nie benutzt hat, sollte sich mit dem Interface befassen. Machen sich Nutzer vorab mit den verschiedenen Funktionen sowie Buttons vertraut, wirken sie in der Videokonferenz wesentlich routinierter und souveräner. Das kommt gut beim Gegenüber an und kann Kunden überzeugen.

Kamera rechtzeitig einschalten

Wenn sich das Gegenüber bereits auf den Teilnehmer freut und kein Bild von demjenigen sieht, ist die Enttäuschung groß. Es gilt ganz allgemein als unüblich, die Kamera bei einer Videokonferenz nicht einzuschalten. Es ist nicht fair, wenn nur einer der Teilnehmer den anderen sieht. Manche Anfänger deaktivieren die Kamera noch vor dem Meeting und wundern sich, warum das beim Gegenüber nicht gut ankommt. Offene und ehrliche Kommunikation funktioniert nur, wenn man sich zumindest virtuell von Angesicht zu Angesicht unterhalten kann. Wer unsicher ist, ob er gut genug aussieht, kann vor der Konferenz in Ruhe vor dem Spiegel Mimik und Ausdruck üben. Mit mehr Selbstbewusstsein ist es dann auch nicht mehr schwer, die Kamera eingeschaltet zu lassen.

Ein Plan für alle Fälle

Wer vor anderen Menschen spricht, zu einer Prüfung geht oder eine Präsentation halten möchte, der bereitet sich vor. Genau das ist auch bei einer Videokonferenz unerlässlich. Soll das Gespräch strukturiert ablaufen und ohne peinliche Sprechpausen klappen, ist ein Plan unerlässlich. Meistens reicht eine klare, kurze Agenda aus auf welcher man ablesen kann, welche Punkte in welcher Reihenfolge besprochen werden. Natürlich ergibt es keinen Sinn, aus einem Manuskript abzulesen oder unflexibel zu reagieren. Trotzdem vermittelt es eine gewisse Sicherheit, wenn Teilnehmer sich während des Gesprächs ihren Plan ins Gedächtnis rufen können. Auf diese Art stellen Teilnehmer auch sicher, dass kein wichtiger Punkt vergessen wird.

Kamera korrekt ausrichten

Wer öfter an einer Videokonferenz teilnimmt, der weiß genau, welche Position optimal für die Kamera ist. Anfänger machen sich hingegen verdächtig, wenn sie nur teilweise oder schlecht auf dem Bild zu sehen sind. Generell sollte die Webcam ungefähr auf Augenhöhe stehen. Das wirkt besonders authentisch und ist zudem viel vorteilhafter als der Blick von unten. An dieser Stelle ergibt es Sinn, die Vorschau-Funktion der Kamera ganz in Ruhe auszuprobieren. Dann wissen Teilnehmer genau, welcher Winkel gut aussieht und welcher eher nicht.

Kopfhörer statt Lautsprecher

Natürlich ist es bequemer, einfach den Lautsprecher am Laptop oder PC zu nutzen. Wesentlich angenehmer ist es jedoch, sogenannte In-Ear-Kopfhörer zu verwenden. Teilnehmer verstehen sich besser und zudem stören keine lauten Geräusche aus der Umgebung. Man kann sich schlicht besser auf das Gegenüber konzentrieren, wenn die Stimme direkt in den Gehörgang geht. Zudem erspart man Mitbewohnern oder Kollegen, dass sie jedes Gespräch mithören müssen. Je besser die Kopfhörer sitzen, desto eleganter sieht das aus.

Quelle: Giphy

Beleuchtung passend wählen

Zu einer guten Vorbereitung gehört es auch, dass die Beleuchtung passt. Man soll den Teilnehmer gut sehen können, ohne dabei geblendet zu werden. Besonders gut sieht das Bild aus, wenn Personen indirekt beleuchtet werden. Zu viele Schatten können genauso irritierend wirken, wie reflektierende Oberflächen. Deshalb sollt bei Konferenzen darauf geachtet werden, dass sich keine spiegelnden Oberflächen in der Nähe zur Kamera befinden. Hier kann es sich auch um Schmuck handeln, der stark glitzert und das Gegenüber blenden könnte.

Der Ton macht die Musik: das Mikrofon

Nicht nur das Bild ist bei einer erfolgreichen Videokonferenz wichtig, sondern auch der Ton muss stimmen. Deshalb ist es wichtig, dass alle Teilnehmer ein hochwertiges Mikrofon verwenden. Meistens sind die Mikrofone in einem Laptop sehr schlecht und verschlucken daher einen Teil des Gesagten oder verursachen Störgeräusche. Ein zusätzliches Mikrofon kann einfach und schnell per USB angeschlossen werden. Dann klingt die Stimme besser und es kommt nicht zu Unterbrechungen, weil der Gesprächspartner mehrfach nachfragen muss. So wird die Konferenz für alle Beteiligten angenehmer und professioneller.

Das Mikrofon korrekt positionieren

Nicht nur die Qualität des Mikrofons muss passen, sondern auch die Position. Je näher sich das Mikrofon am Mund befindet, desto besser hört man die Stimme. Wichtig ist, dass das Mikrofon auch während der Videokonferenz nicht abrutscht und das Gegenüber nachfragen muss. Deshalb ist es wichtig, das Mikrofon entweder direkt an der Kleidung zu befestigen oder an einem Stativ bzw. einer stabilen Halterung speziell für Mikrofone. Das Problem mit dem Befestigen an der Kleidung: Wenn Kleidung oder Haare über das Mikrofon reiben, können störende Geräusch entstehen. Das muss nicht sein!

Stabile Verbindung für gute Videokonferenz

Natürlich klappt die Konferenz nur dann, wenn die Verbindung ins Internet stabil ist und einwandfrei funktioniert. Es ergibt auf jeden Fall Sinn, genau diesen Umstand vorher zu prüfen. Gerade bei einem schlechten WLAN-Signal kann es ansonsten passieren, dass die Konferenz plötzlich abbricht und das Gespräch unterbrochen wird. Das kommt alles andere als seriös beim Gesprächspartner an. Wenn das Signal sehr schwach ist, darf die Kamera ausnahmsweise abgeschaltet werden. Das spart Bandbreite. Ansonsten ist es sinnvoll, ein LAN-Kabel zu verwenden, das die Verbindung sichert.

Auch zu Hause: professionelle Kleidung unerlässlich

Meistens findet die klassische Videokonferenz zu Hause oder an einem anderen vertrauten Ort statt. Nur weil man sich nicht greifbar gegenüber steht, bedeutet das allerdings nicht, dass man im Jogginganzug kommen sollte. Mindestens der obere Teil der Kleidung muss ordentlich und am besten formal aussehen. Das vermittelt dem Gegenüber, dass er ernst genommen wird. Zieht man sich professionell an, dient das nicht nur dem guten ersten Eindruck. Auch der Teilnehmer selbst profitiert davon, weil sich gut angezogene Menschen in der Regel wohler und sicherer fühlen. Dieser Effekt sollte genutzt werden! Generell sind alle Outfits geeignet, die man auch beim Treffen von Angesicht zu Angesicht tragen würde. Natürlich ist es trotzdem nicht angebracht, vollkommen overdressed zu einem eher lockeren Gespräch aufzutauchen.

Angemessene Umgebung für ein tolles Gespräch

Es ist wichtig, dass nicht nur das Outfit selbst, die Technik und die Software vorbereitet wird, sondern auch die Umgebung. Am besten gibt es nichts, was das Gegenüber vom Gesprächsinhalt oder der sprechenden Person ablenkt. Tabu sind alle bunten Sachen oder beschrifteten Dinge, die nichts mit dem Thema des Gesprächs zu tun haben. Schließlich soll sich der Partner auf die Person konzentrieren und nicht auf die Umwelt. Zudem muss eine gewisse Privatsphäre gewahrt werden, wenn man professionell rüberkommen möchte. Dinge, die man auf jeden Fall im Laufe des Gesprächs benötigen könnte, dürfen sich hingegen in greifbarer Nähe befinden.

Quelle: Giphy

Videokonferenz – Ruhe muss sein!

Eine ruhige Umgebung ist unerlässlich, wenn die Videokonferenz harmonisch ablaufen soll. Befindet sich in der direkten Nähe ein Haustier, das Geräusche verursachen könnte, sollte dieses für die Dauer des Gesprächs auf dem Zimmer gebracht werden. Gleiches gilt für Geräte, die surren oder klingeln könnten. Der Ton des Smartphones ist selbstverständlich auszuschalten. Ganz gleich, welche Temperaturen draußen herrschen – das Fenster und die Türen bleiben in jedem Fall geschlossen. So wird vermieden, dass vorbeifahrende Autos oder Menschenstimmen die Unterhaltung stören.

Ohne Handy klappt es besser

Bereits bei Treffen im echten Leben ist es keine gute Idee, das Handy einfach anzulassen. Es gilt als absolut unhöflich, wenn man während einer Videokonferenz ans Telefon oder an die Haustür geht. Daher gilt: Handy aus, Klingel lautlos schalten. So vermittelt man dem Gegenüber, dass in diesem Moment nur er, das Thema und das Gespräch wichtig sind. Alles andere kann getrost warten. Das schafft ein gewisses Vertrauen und wirkt zudem professionell. Unterbrechungen durch Anrufe, Sprachassistenten und andere Dinge sind ein Tabu!

Pünktlichkeit als Grundregel einer jeden Konferenz

Genau wie bei Terminen außerhalb des Netzes, ist es auch bei einer Konferenz extrem wichtig, pünktlich zu sein. Es ist ein Zeichen von Respekt, die anderen Teilnehmer nicht warten zu lassen. Handelt es sich um einen Kunden, wird dieser im schlimmsten Fall die Dienstleistung nicht buchen oder kein Produkt kaufen, weil ihm die Unpünktlichkeit sauer aufstößt. Wenn die anderen Teilnehmer hingegen einfach ohne einen anfangen, verpasst man eventuell wichtige Inhalte. Dann nachfragen zu müssen, kann zu genervten Blicken der Anderen führen. Wer als zuverlässig gelten möchte, ist am besten einige Minuten früher am Platz, um sich pünktlich zuschalten zu können.

Alle Teilnehmer begrüßen

Die Regeln der Höflichkeit gelten bei einer Videokonferenz genauso wie bei einer Konferenz vor Ort. Deshalb ist es dringend notwendig, dass die anderen Menschen mit einem freundlichen Lächeln oder einem Nicken und einem Gruß bedacht werden. Gleiches gilt natürlich für die Verabschiedung am Ende des Gesprächs. Auf diese Weise können alle Teilnehmer zeigen: Ich nehme dich wahr und unterhalte mich gerne mit dir. Aufdringlich darf die Gestik oder Mimik jedoch nicht wirken, schließlich kann es sein, dass der eine oder andere Teilnehmer eher zurückhaltend ist. Auf diesen würde eine laute, übertriebene Begrüßung eher abschreckend wirken.

Quelle: Giphy

Deutlich und klar sprechen

So gut das Mikrofon und dessen Positionierung auch ist, wichtig ist die deutliche Aussprache. Wenn möglich sollten Teilnehmer auf Dialekt verzichten und die Wörter betonen. Natürlich darf an dieser Stelle nicht übertrieben werden, sonst wirkt die Aussprache schnell künstlich. Wichtig ist zudem, dass die Sprache weder zu schnell noch zu langsam ist. Langsames Sprechen kann die Menschen langweilen, während schnelles Sprechen so wirkt, als wolle man sich keine Zeit für die Videokonferenz nehmen. Eine mittlere Geschwindigkeit und eine klare Aussprache wissen alle Teilnehmer zu schätzen. Das Gespräch verläuft angenehm und Rückfragen können vermieden werden.

Mikrofon im richtigen Moment deaktivieren

Wenn man gerade gar nicht spricht, sondern über einen längeren Zeitraum nur zuhört, sollte das Mikrofon so lange deaktiviert werden. So vermeiden Teilnehmer, dass störende Geräusche entstehen, welche das Zuhören anstrengend machen. Ob Mausklicks oder Töne aus dem Laptop – niemand möchte das hören, wenn er sich gerade auf ein Gespräch konzentriert. Vor allem für den Sprecher kann es sehr unangenehm sein, wenn er Geräusche aus der Umwelt zu deutlich wahrnimmt. Das Mikrofon anschließend wieder zu aktivieren dauert höchstens Sekunden und funktioniert einfach. Sobald die Rolle des Sprechenden wechselt, genügt ein Klick und man ist wieder an der Reihe.

Videokonferenz – Menschen direkt ansprechen

Gerade dann, wenn mehrere Menschen an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Einzelne direkt adressiert werden. Vor allem Fragen müssen denjenigen erreichen, der gefragt werden soll. Blickkontakt ist wichtig, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Es kann sehr unangenehm sein, wenn die falsche Person antwortet oder der eigentlich Gemeinte gar nicht reagiert. Werden Fragen oder Anmerkungen einfach in den Raum gestellt, antwortet im Zweifel niemand. Daher ist es sinnvoll, die Person direkt beim Namen anzusprechen. So hat man garantiert die volle Aufmerksamkeit und erhält auch die Antwort sofort.

Mit vorbereitetem Desktop in die Konferenz starten

Es kommt vor, dass der eigene Bildschirm bei einem Meeting den anderen präsentiert wird. Dann ist es wichtig, dass der Desktop vorab aufgeräumt wird. Hier haben keine Ordner mehr etwas zu suchen, die private Bilder enthalten oder gar vertrauliche Informationen. Zudem kommt es gut an, wenn auf dem Desktop eine gewisse Ordnung herrscht. Man kann damit unter Beweis stellen, dass man sauber und genau arbeitet. Neben dem Aufräumen ist die Vorbereitung wichtig. Alle relevanten Dokument sollten bereitliegen, damit man diese nur noch öffnen und anschließend direkt präsentieren oder besprechen kann. Damit sparen alle Teilnehmer Zeit und die Konferenz verläuft reibungslos.

Blickkontakt als wichtiges Element bei der Konferenz per Video

Wer in einer Konferenz so rüberkommt, als würde er sich für sein Gegenüber interessieren, wird eher wahrgenommen. Deshalb ist es wichtig, den Blickkontakt zu halten. Der direkte Blick in die Kamera wirkt auf Menschen so, als würde man ihnen direkt ins Gesicht sehen. Besonders dann, wenn jemand gerade spricht, ist der Blickkontakt ein wichtiges Element während der Videokonferenz. Auf keinen Fall sollte man während des Gesprächs abgelenkt sein von E-Mails oder Kurznachrichten. Die anderen Teilnehmer merken das sofort, wenn der Blick abschweift. Niemand weiß es zu schätzen, wenn man nicht richtig zuhört. Zudem kann es sein, dass wichtige Informationen untergehen. Im Zweifel muss man als Teilnehmer nachfragen und das zeugt von Unhöflichkeit.

Quelle: Giphy

Andere Menschen ausreden lassen

Manchmal fällt es schwer, Menschen ausreden zu lassen. Spricht ein Teilnehmer undeutlich, leise oder langsam, müssen die Zuhörer das leider hinnehmen. Als sehr unhöflich gilt es hingegen, wenn derjenige unterbrochen wird. Ganz gleich, wie lange jemand spricht: Die anderen Teilnehmer sollten sich mit Fragen, Kommentaren oder Einwürfen zurückhalten. Wer unsicher ist, ob der Gesprächspartner wirklich ausgesprochen hat, sollte lieber eine Sekunde zu lange warten. Das vermittelt dem Sprechenden, dass man das Gesagte auch wirklich wahrnimmt und nicht einfach nur nickt.

Notizen machen und Gedanken festhalten

Bei einer Videokonferenz sollten alle Teilnehmer die ganze Zeit über aufmerksam sein. Das gilt auch, wenn man gerade noch redet oder Fragen beantwortet. Wer sich Notizen macht, der beweist: Ich sehe diese Konferenz nicht als nette Plauderei, sondern als ernstzunehmende Arbeit an. Das stärkt die Professionalität und führt zu mehr Ernsthaftigkeit. Zudem können die Teilnehmer einen Mehrwert mitnehmen, indem sie sich wichtige Dinge notieren. Dauert die Konferenz etwas länger, kann es ansonsten passieren, dass das eine oder andere Detail in Vergessenheit gerät. Was vermieden werden soll: Später bei dem Gesprächspartner nachhaken, welche harten Fakten besprochen wurden.

Multitasking ist nicht gefragt

Wer sich um mehrere Dinge gleichzeitig kümmert, spart Zeit. Bei der klassischen Videokonferenz sollte Multitasking dennoch vermieden werden. Wenn man gleichzeitig zuhört, E-Mails schreibt und aus dem Fenster sieht, hinterlässt das keinen guten Eindruck. Konzentrieren sich Menschen hingegen nur auf das Gespräch, wirkt das motiviert und interessiert. Alle anderen Dinge können warten. Macht man sich während der Konferenz zum Beispiel Notizen, darf das ruhig kurz erläutert werden. Niemand soll glauben, man beschäftige sich mit einem gänzlich anderen Thema. Singletasking ist bei einer virtuellen Konferenz definitiv Trumpf!

Quelle: Giphy

Nette Verabschiedung rundet die Konferenz ab

Genau wie die Begrüßung darf auch die Verabschiedung nicht fehlen. Handelt es sich um eine Videokonferenz mit wenigen Teilnehmern, ist es üblich sich von jedem zu verabschieden. Nehmen mehrere Menschen teil, genügt ein kurzes Winken in die Runde. Selbst dann, wenn gerade alle durcheinander reden, sollten die Teilnehmer genug Geduld mitbringen, um sich noch zu verabschieden. Sind Menschen mehrerer Nationalitäten anwesend, wird sich natürlich mit einem kurzen “Goodbye” anstelle von “Auf Wiedersehen” verabschiedet. Schließlich soll niemand ausgeschlossen werden.

Niemals die Konferenz einfach so verlassen

Manchmal steht ein wichtiger Termin direkt nach einem virtuellen Meeting an. In dem Fall ist es vollkommen in Ordnung, wenn man die Videokonferenz früher verlassen muss als die anderen Teilnehmer. Wichtig ist jedoch, dass das frühzeitige Verlassen angekündigt und kurz begründet wird. Natürlich muss man an dieser Stelle nicht zu sehr ins Detail gehen; ein Satz reicht schon völlig aus. Handelt es sich um ein technisches Problem, ist das genauso in Ordnung wie eine Unterbrechung wegen eines anderen Meetings. Wer sich allerdings einfach aus dem Staub macht, ohne sich zu verabschieden, begeht einen Fehler. Handelt es sich um eine Veranstaltung mit vielen anderen Teilnehmern, ist das natürlich nicht üblich und würde nur stören.

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